보고서, 한 장으로 요약하고 로지컬하게 완성한다
삼성전자에서 15년간 진행한 ‘한 장 요약 및 보고서 작성’ 특강!
수집한 자료들을 한 장으로 요약하고, 보고서를 로지컬하게 완성하는 비결을 담은 책. 기획 및 보고서 분야 최고 전문가인 길영로 소장이 25년간 기업과 연구소 등에서 가르쳐온 보고서 작성 노하우를 담았다. 특히 이 책은 삼성전자 직원들을 대상으로 15년간 진행한 ‘한 장으로 요약하는 법(One Page Summary Skill)과 보고서 작성법’ 강의의 내용을 체계적으로 정리한 결과물이다.
회사는 수많은 문서들로 가득한 곳이다. 보고서·기획서·품의서·제안서 등 회사에서 사용하는 대다수 문서들은 윗선에 그 내용을 알리고, 승낙을 받기 위해 존재한다. 보고하는 사람은 수집한 자료와 근거들이 하나라도 빠질까 노심초사하지만, 상사는 제목과 요약본만 보고도 채택 여부를 결정할 수 있는 보고서를 원한다. 어떻게 써야 할까? 그 답이 이 책 속에 있다.

내가 전달하고 싶은 게 무엇인지 생각하지 마라
상대방이 무엇을 알고 싶어 하는지를 생각하라
비즈니스 문서를 작성하는 이유는 무엇인가? 특히 보고서나 기획서를 작성하는 1차적인 이유는 무엇인가? 자신의 의도를 전달하여 상사나 클라이언트로부터 오케이 사인을 받기 위해서다. 보고서를 작성하면서 실무자들이 흔히 저지르는 실수가 있는데, 바로 자신이 처한 상황만을 생각하면서 글을 쓰는 것이다. 다시 한 번 강조하지만, 보고서를 작성하는 1차적인 목적은 상사로부터 오케이 사인을 받는 것이다. 상사나 클라이언트로부터 승낙을 받으려면 자신이 처한 상황, 즉 ‘내가 상대방에게 무엇을 전달한 것인가?’를 고민하기보다 ‘상대방이 무엇을 듣고 싶어 하는가?’ ‘상대방이 무엇을 알고 싶어 하는가?’를 생각해야 한다. 상대방의 의도를 정확히 파악하지 못하면 보고서를 제대로 작성할 수 없다.
상사나 클라이언트가 보고서에서 듣고 싶고 알고 싶은 내용은 크게 세 가지다. 첫째는 일의 ‘목적’이고, 둘째는 목적을 달성했을 때의 ‘성과(아웃풋)’이며, 셋째는 목적을 실현하고 성과로 이어지는 ‘로직’이다. 보고서에 담긴 내용대로 일을 추진함으로써 이루려는 ‘목적’, 그 목적을 달성함으로써 얻을 수 있는 구체적인 ‘성과’, 목적을 달성하고 성과로 연결하는 ‘로직’이 명확해야 보고서 통과의 가능성도 비약적으로 높아질 수 있다.

무엇을, 왜, 어떻게 할 것인가
피라미드 구조를 활용해 한 장으로 요약하라
보고의 상대방이 알고 싶어 하는 내용을 구체적으로 풀어내기 위해서는 ‘무엇을(What)’ ‘왜(Why)’ ‘어떻게(How)’ 할 것인지를 분명히 해야 한다. ‘무엇을(What)’은 일의 범위를 묻는 질문이다. ‘무엇을 해야 하는가?’ ‘무엇을 알아야 하는가?’에 대해 분명히 답할 수 있어야 한다. ‘왜(Why)’는 일의 본질을 묻는 질문이다 ‘왜 해야 하는가?’ ‘왜 알아야 하는가?’에 답할 수 있어야 한다. ‘어떻게(How)’는 실행해서 성과를 낼 수 있느냐는 물음이다. ‘구체적으로 어떻게 추진하면 되는가?’에 답할 수 있어야 한다.
이상의 물음에 답하기 위해 활용할 수 있는 도구가 바로 ‘피라미드 구조’다. 피라미드 구조는 무엇을, 왜, 어떻게 할 것인지를 로지컬하게 정리할 때 사용하는 도구다. 바바라 민토가 개발한 피라미드 구조에 대해서는 이미 많은 사람들이 알고 있다. 그러나 제대로 활용하는 사람은 사실상 흔치 않다. 구조는 단순하지만 활용법이 만만치 않기 때문이다. 이 책은 피라미드 구조로 로직을 작성할 때 현장의 실무자들이 꼭 알아야 할 간단하고 명확한 원칙들만을 다룬다. 대다수 실무자들에게 필요한 것은 복잡한 로직이 아니라 단순하고 분명한 로직이기 때문이다. 이와 함께 바바라 민토가 다루지 않은 ‘한 장으로 요약하는 기술’에 대해서도 상세하게 다룬다.

제목­요약본­목차­본문,
보고서 작성의 기본원칙에 따라 작성하라
대부분의 실무자들이 보고서 작성의 원칙을 제대로 알지 못한 채 이전의 경험만을 바탕으로 작성한다. 일상적으로 보고서를 작성하면서도 원칙을 정확히 모르는 경우가 많다. 그래서인지 보고서를 작성할 때마다 힘들어하고 시간도 많이 걸린다. 그러나 보고서에 담겨야 할 항목과 순서, 작성 방법을 사전에 정확히 파악해두면, 보고서 쓰는 일이 이전보다 한결 수월해진다.
보고서는 크게 ‘제목→요약본→목차→본문’의 순서로 작성한다. 가장 먼저 등장하는 것이 제목이다. 제목은 상대방이 제목만 보고도 어떤 내용이 담겨 있는지 알 수 있도록 작성해야 한다. 그러려면 제목에 보고의 ‘목적’과 ‘범위’가 반드시 들어가야 한다. 제목 다음에는 보고의 전체 상을 이해할 수 있도록 요약본(Executive Summary)을 넣는다. 그 다음은 목차다. 상사는 목차를 보고 실무자가 어떻게 일을 시작하고 끝맺을 지를 확인하고 판단한다. 목차까지 작성한 뒤에는 본문을 작성한다. 본문은 ‘원 페이지 원 메시지’ ‘헤드메시지와 수직적 논리’라는 두 가지 원칙을 지키며 작성하면 된다.

사회인라면 누구나 보고서·기획서·제안서 등의 문서를 작성하는 상황을 만나게 된다. 자신이 전하려는 메시지를 정확하게 전달하고, 상대방으로부터 오케이 사인을 받기 위해서는 보고서 작성의 원칙이 완전히 몸에 붙게 만들어야 한다. 비즈니스 세계는 프로 스포츠 세계와도 비슷하다. 미리 연습해서 실전에 대비하지 않으면 경쟁에서 이길 수 없다. 선택받지 못하면 도태될 수밖에 없다. 경쟁에서 살아남기 위해서는 실무자 스스로 자신을 즉시 사용 가능한 전력으로 만들어야 한다. 어느 업종에서 무슨 일을 하건, 이 책에서 다루는 ‘한 장으로 요약하는 법’과 ‘보고서 작성법’이 실무자의 실전 경쟁력을 높이는 핵심 능력이 되어줄 것이다.